Cách Tôi Tự Động Hóa Quy Trình Email 13 Ngôn Ngữ Chỉ Bằng AI và Công Cụ Microsoft

Việc bản địa hóa các chiến dịch Email trên nhiều khu vực từng là một công việc chậm chạp, lặp đi lặp lại với nhiều bước xử lý thủ công. Nhiều người đánh giá làm việc trên các phiên bản riêng biệt, cùng một nội dung được viết lại nhiều lần, và việc quản lý tính nhất quán trên tới 13 ngôn ngữ đòi hỏi sự phối hợp đáng kể.

Thay vì giới thiệu các nền tảng mới hoặc công cụ bên ngoài, tôi đã thực hiện một thử nghiệm nội bộ: \n Liệu việc bản địa hóa có thể được tự động hóa chỉ bằng cách sử dụng các công cụ đã có sẵn trong môi trường Microsoft doanh nghiệp tiêu chuẩn?

Nguyên mẫu chủ yếu dựa vào SharePoint, Power Automate và Teams, với một thành phần bổ sung - GPT-4.1 mini được truy cập thông qua Azure OpenAI - được sử dụng nghiêm ngặt cho bước Kiểm Tra Thủ Công. Điều này cho phép quy trình được hưởng lợi từ lập luận dựa trên LLM trong khi vẫn giữ tất cả dữ liệu trong cùng một môi trường doanh nghiệp.

Để hỗ trợ quy trình làm việc này, tôi đã thiết lập một thư viện SharePoint có cấu trúc gọi là Email translations với các thư mục đại diện cho từng giai đoạn của vòng đời bản địa hóa:

| Thư mục | Mục đích | |----|----| | 01IncomingEN | Tệp nguồn tiếng Anh; Kích hoạt Power Automate | | 02AIDrafts | Bản nháp được dịch tự động từ Copilot + GPT | | 03InReview | Các tệp đang chờ đánh giá khu vực | | 04Approved | Bản dịch cuối cùng đã được phê duyệt | | 99Archive | Các phiên bản đã lưu trữ hoặc bị từ chối |

Các tệp được di chuyển tự động giữa các thư mục này tùy thuộc vào trạng thái của chúng.

Mục tiêu không phải là xây dựng một hệ thống bản địa hóa hoàn hảo - chỉ để xem một nguyên mẫu có thể đi xa đến đâu khi sử dụng các công cụ nội bộ.

Kết quả là nó đã loại bỏ một phần lớn công việc lặp đi lặp lại và tạo ra một quy trình đánh giá có cấu trúc hơn nhiều.

Vấn đề: Quy trình, Không phải Ngôn ngữ

Việc bản địa hóa nội dung thủ công trên nhiều khu vực tạo ra một số vấn đề nhất quán:

• Mỗi khu vực chỉnh sửa tệp riêng của mình, vì vậy nhiều phiên bản khác nhau tồn tại cùng một lúc.
• Khi văn bản nguồn thay đổi, không phải tất cả các khu vực đều cập nhật phiên bản của họ, dẫn đến nội dung không khớp.
• Các tệp được lưu ở những nơi khác nhau và với tên khác nhau, khiến việc xác định phiên bản nào là hiện tại trở nên khó khăn.
• Việc đánh giá mất thời gian, đặc biệt là khi các đội ở các múi giờ khác nhau.
• Lặp lại các chỉnh sửa giống nhau trên nhiều tệp làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi nhỏ

Nỗ lực 1: Dịch Chỉ Dùng Copilot

Mặc dù Copilot hiện chạy trên các mô hình dòng GPT-5 mới hơn, nguyên mẫu này được xây dựng trên phiên bản trước đó, và hành vi dịch phản ánh những khả năng trước đó.

Phiên bản đầu tiên của quy trình làm việc rất đơn giản:

1. Một tệp được tải lên 01IncomingEN.
2. Power Automate được kích hoạt tự động.
3. Copilot tạo ra bản dịch cho mỗi khu vực.

Vì các kích hoạt SharePoint có thể kích hoạt trước khi tệp hoàn tất tải lên, luồng bao gồm kiểm tra hoàn thành kích thước tệp (đợi cho đến khi kích thước > 0 trước khi tiếp tục).

Tuy nhiên, vấn đề chính nhanh chóng trở nên rõ ràng: bản dịch của Copilot không đủ đáng tin cậy cho việc bản địa hóa đầu-cuối.

Các vấn đề phổ biến bao gồm:

• CTA được dịch quá theo nghĩa đen
• giọng điệu và phong cách khác nhau giữa các ngôn ngữ
• các placeholder bị xóa hoặc thay đổi
• sự khác biệt về định dạng trong danh sách, khoảng cách và cấu trúc

Điều này làm cho Copilot chỉ hữu ích để tạo ra bản nháp đầu tiên. \n Một lớp kiểm tra chất lượng thứ hai là cần thiết.

Nỗ lực 2: Thêm GPT-4.1 Mini cho QA

Phiên bản tiếp theo đã thêm một bước đánh giá:

1. Copilot → bản dịch ban đầu
2. GPT-4.1 mini (Azure) → QA và kiểm tra tính nhất quán

GPT-4.1 mini đã cải thiện:

• tính nhất quán về giọng điệu
• bảo toàn placeholder
• ổn định định dạng
• sự phù hợp với ý nghĩa nguồn

Các lời nhắc cần được điều chỉnh để tránh viết lại không cần thiết, nhưng sau khi điều chỉnh, đầu ra trở nên đủ nhất quán để sử dụng trong quy trình làm việc.

Công việc Kỹ thuật: Làm cho Quy trình Làm việc Đáng tin cậy

Kiến trúc rất đơn giản, nhưng một số vấn đề xuất hiện trong quá trình sử dụng thực tế và cần được sửa chữa.

Hành vi nền tảng:

• Các kích hoạt SharePoint không phải lúc nào cũng bắt đầu ngay lập tức, vì vậy các kiểm tra và thử lại đã được thêm vào.
• Định tuyến Teams thất bại khi các kênh được đổi tên, vì vậy ánh xạ phải được cập nhật.

Vấn đề thiết kế:

• Một số bước song song thất bại trong lần chạy đầu tiên, vì vậy logic thử lại đã được giới thiệu.
• Phản hồi JSON đôi khi thiếu các trường dự kiến, vì vậy việc xác thực đã được thêm vào.
• Tên tệp không nhất quán, vì vậy một định dạng đặt tên duy nhất đã được xác định.

Sau những điều chỉnh này, quy trình làm việc chạy đáng tin cậy trong điều kiện bình thường.

---

Kiến trúc Nguyên mẫu Cuối cùng

Dưới đây là cấu trúc làm việc hoàn chỉnh của hệ thống.

1. Tải lên SharePoint & Tiếp nhận

Quy trình bắt đầu khi một tệp được tải lên Email translations / 01IncomingEN

Power Automate sau đó:

• kiểm tra rằng tệp đã được tải lên đầy đủ (bảo vệ zero-byte)
• truy xuất metadata
• trích xuất văn bản
• xác định các khu vực mục tiêu

SharePoint đóng vai trò là nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các giai đoạn.

---

2. Điều phối Power Automate

Power Automate kiểm soát mọi phần của quy trình làm việc:

• đọc nguồn tiếng Anh
• gọi Copilot để dịch nháp
• gửi bản nháp đến GPT-4.1 mini để QA
• tạo một nhánh cho mỗi khu vực
• gửi Email đầu ra cho các đội địa phương
• đăng thẻ phê duyệt Teams
• ghi lại "phê duyệt" hoặc "yêu cầu thay đổi"
• lưu các tệp đã phê duyệt trong 04_Approved
• lưu các phiên bản đã cập nhật trong 03InReview
• lưu trữ các phiên bản cũ trong 99_Archive

Tất cả định tuyến, thử lại và chuyển đổi trạng thái được xử lý bởi Power Automate.

---

3. Bước Dịch Copilot

Copilot đã dịch nội dung được trích xuất và bảo toàn hầu hết cấu trúc Email - danh sách, khoảng cách và định dạng - tốt hơn so với chỉ GPT.

---

4. Bước QA GPT-4.1 Mini

GPT-4.1 mini kiểm tra:

• tính nhất quán về giọng điệu
• sự phù hợp về ý nghĩa
• ổn định định dạng
• tính toàn vẹn của placeholder

Điều này tạo ra một bản nháp đáng tin cậy hơn cho việc đánh giá khu vực.

---

5. Đánh giá Khu vực (Email + Teams)

Đối với mỗi khu vực, Power Automate:

• gửi tệp đã dịch qua Email
• đăng thẻ thích ứng Teams với Approve / Request changes

Nếu các thay đổi được gửi, tệp đã cập nhật sẽ trở lại 03InReview và vào lại quy trình làm việc.

---