Axolt เปิดตัวระบบ AI Bill and PO Capture เพื่อปรับปรุงการทำงานอัตโนมัติของ AP

การขจัดเวิร์กโฟลว์การเงินแบบแมนนวลและนำการควบคุมแบบเรียลไทม์มาสู่บัญชีเจ้าหนี้

ความเป็นจริงของบัญชีเจ้าหนี้ในปัจจุบัน

ผู้นำด้านการเงินส่วนใหญ่เชื่อว่าระบบบัญชีเจ้าหนี้ของพวกเขาเป็นดิจิทัล

ใบแจ้งหนี้มาถึงทางอีเมล
ระบบอยู่ในที่
เวิร์กโฟลว์มีอยู่

บนพื้นผิวทุกอย่างดูทันสมัย

อย่างไรก็ตามหากคุณสังเกตวิธีการประมวลผลใบแจ้งหนี้จริงๆ ภาพที่แตกต่างจะปรากฏขึ้น

• ข้อมูลยังคงถูกป้อนด้วยตนเอง
• ใบสั่งซื้อถูกตรวจสอบด้วยตนเอง
• การอนุมัติต้องการการติดตาม
• ข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไขหลังจากนั้น

นี่ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติ มันคือการทำงานด้วยตนเองที่ได้รับการสนับสนุนจากเครื่องมือดิจิทัล

ปัญหาหลัก: AP ยังคงพึ่งพามนุษย์

บัญชีเจ้าหนี้ยังคงพึ่งพาการตีความเอกสารโดยมนุษย์อย่างมาก

ใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการปฏิบัติเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง
มันถูกปฏิบัติเป็นไฟล์ที่ต้องอ่าน เข้าใจ และป้อนเข้าระบบ

สิ่งนี้สร้างห่วงโซ่ของความไม่มีประสิทธิภาพ

คอขวดการป้อนข้อมูล

ทีมการเงินใช้เวลาจำนวนมากในการป้อน:

• รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
• รายการสินค้า
• มูลค่าภาษี

แม้จะมีเครื่องมือ OCR ข้อผิดพลาดยังคงเกิดขึ้นทั่วไปและต้องการการตรวจสอบ

ความล่าช้าในการจับคู่ใบสั่งซื้อ

การจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อควรเป็นเรื่องตรงไปตรงมา

ในทางปฏิบัติมันไม่เป็นเช่นนั้น

• ขาดการอ้างอิง PO
• ความแตกต่างในราคาหรือปริมาณ
• การส่งมอบบางส่วน

ปัญหาเหล่านี้ต้องการการสืบสวนและการแทรกแซงด้วยตนเอง

ความไม่มีประสิทธิภาพในการอนุมัติ

การอนุมัติเป็นหนึ่งในแหล่งที่มาที่ใหญ่ที่สุดของความล่าช้า

ใบแจ้งหนี้มักจะ:

• รออยู่ในกล่องจดหมาย
• รอการตรวจสอบของผู้จัดการ
• สูญหายในกระทู้การสื่อสาร

ทีมการเงินใช้เวลามากในการติดตามมากกว่าการประมวลผล

ขาดการมองเห็นแบบเรียลไทม์

ผู้นำด้านการเงินมักขาดคำตอบทันทีสำหรับคำถามพื้นฐาน:

• หนี้สินปัจจุบันคืออะไร
• ใบแจ้งหนี้ใดที่รออยู่
• สถานะเงินสดแบบเรียลไทม์คืออะไร

เหตุผลง่ายๆ ข้อมูลไม่สมบูรณ์จนกว่าการประมวลผลจะเสร็จสิ้น

การแพร่กระจายของข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องครั้งเดียวสามารถนำไปสู่:

• การชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง
• ข้อพิพาทกับผู้จัดจำหน่าย
• ความท้าทายในการกระทบยอด

ปัญหาเหล่านี้ขยายเกินกว่า AP และส่งผลกระทบต่อการรายงานทางการเงิน

ความท้าทายในการขยายขนาด

เมื่อธุรกิจเติบโตปริมาณใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้น

อย่างไรก็ตามกระบวนการไม่พัฒนา

ผลลัพธ์คาดเดาได้

• ใบแจ้งหนี้มากขึ้นต้องการพนักงานมากขึ้น
• ต้นทุนเพิ่มขึ้นเชิงเส้น
• ประสิทธิภาพไม่ดีขึ้น

ทำไมระบบอัตโนมัติ AP แบบดั้งเดิมจึงไม่เพียงพอ

องค์กรหลายแห่งพยายามแก้ไขปัญหาเหล่านี้ผ่าน:

• เครื่องมือ OCR
• ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์
• การผสานรวม ERP

แม้ว่าโซลูชันเหล่านี้จะปรับปรุงด้านบางด้าน แต่พวกเขาไม่ได้จัดการกับปัญหาที่แท้จริง

พวกเขายังคงขึ้นอยู่กับ:

• การดึงข้อมูล
• การตรวจสอบ
• การซิงโครไนซ์ระหว่างระบบ

ซึ่งหมายความว่า:

• ความล่าช้ายังคงอยู่
• ข้อผิดพลาดคงอยู่
• การมองเห็นถูกจำกัด

สถาปัตยกรรมเองคือปัญหา

การเปลี่ยนแปลงในแนวทาง: จากการประมวลผลสู่ความฉลาด

อนาคตของบัญชีเจ้าหนี้ไม่ได้เกี่ยวกับการประมวลผลเอกสารเร็วขึ้น

มันเกี่ยวกับการขจัดการตีความด้วยตนเองทั้งหมด

ใบแจ้งหนี้ไม่ควรถูกประมวลผล

พวกเขาควรได้รับการเข้าใจโดยอัตโนมัติและแปลงเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง

นี่คือการเปลี่ยนจากระบบอัตโนมัติสู่ความฉลาด

ขอแนะนำ Axolt AI Bill และ PO Capture

Axolt แนะนำ AI Bill และ PO Capture เป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์ม ERP ที่เป็น Salesforce-native

นี่ไม่ใช่ส่วนเสริมหรือการผสานรวมภายนอก

มันถูกฝังตัวโดยตรงภายในระบบที่มีการตัดสินใจทางการเงินและการดำเนินงาน

AI Bill Capture: จากเอกสารสู่ข้อมูลทันที

ใบแจ้งหนี้สามารถมาถึงในรูปแบบใดก็ได้:

• PDF
• ไฟล์แนบอีเมล
• เอกสารที่สแกน

Axolt ใช้ AI เพื่อ:

• อ่านใบแจ้งหนี้
• ดึงข้อมูลสำคัญ
• จัดโครงสร้างภายใน Salesforce

ข้อมูลที่จับได้รวมถึง

• ข้อมูลผู้จัดจำหน่าย
• หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่
• รายการสินค้า
• รายละเอียดภาษี
• จำนวนเงินทั้งหมด

ไม่จำเป็นต้องป้อนด้วยตนเอง

ใบแจ้งหนี้กลายเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างทันที

การจับคู่ PO อย่างชาญฉลาด

Axolt เชื่อมต่อใบแจ้งหนี้โดยตรงกับใบสั่งซื้อ

ระบบ:

• ระบุการอ้างอิง PO ที่เกี่ยวข้อง
• จับคู่รายการสินค้าโดยอัตโนมัติ
• ตรวจจับความแตกต่าง

มันจัดการกับสถานการณ์ในโลกจริงเช่น:

• การส่งมอบบางส่วน
• ความแตกต่างของราคา
• ปริมาณที่ไม่ตรงกัน

แทนที่จะหยุดกระบวนการมันแยกข้อยกเว้น

การประมวลผลตามข้อยกเว้น

กระบวนการ AP แบบดั้งเดิมปฏิบัติต่อทุกใบแจ้งหนี้ว่าต้องการการตรวจสอบ

Axolt เปลี่ยนรูปแบบนี้

• ใบแจ้งหนี้มาตรฐานถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ
• เฉพาะข้อยกเว้นเท่านั้นที่ต้องการความสนใจจากมนุษย์

สิ่งนี้ลดภาระงานอย่างมากและเพิ่มประสิทธิภาพ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ

การอนุมัติได้รับการจัดการผ่านกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ใบแจ้งหนี้ถูกส่งต่อตาม:

• เกณฑ์มูลค่า
• แผนก
• ลำดับชั้นการอนุมัติ

การอนุมัติเกิดขึ้นภายใน Salesforce

ไม่จำเป็นต้องติดตามหรือติดตามด้วยตนเอง

การมองเห็นทางการเงินแบบเรียลไทม์

เนื่องจากกิจกรรมทั้งหมดเกิดขึ้นภายในแพลตฟอร์มเดียวทีมการเงินได้รับการมองเห็นทันที

พวกเขาสามารถเห็น:

• หนี้สินค้างชำระ
• สถานะใบแจ้งหนี้
• ผลกระทบต่อกระแสเงินสด

สิ่งนี้ช่วยให้การตัดสินใจเร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น

ไม่มีการพึ่งพาการผสานรวม

เครื่องมือระบบอัตโนมัติ AP ส่วนใหญ่พึ่งพาการผสานรวมกับระบบ ERP

สิ่งนี้นำมาซึ่ง:

• ความล่าช้าในการซิงโครไนซ์ข้อมูล
• ความท้าทายในการกระทบยอด
• ความซับซ้อนของระบบ

Axolt ทำงานภายใน Salesforce อย่างเป็นธรรมชาติ

มี:

• โมเดลข้อมูลเดียว
• ระบบเดียว
• ไม่จำเป็นต้องซิงโครไนซ์

สิ่งนี้ขจัดความล่าช้าในระดับสถาปัตยกรรม

การผสานรวมทางการเงินแบบครบวงจร

บัญชีเจ้าหนี้ไม่ใช่ฟังก์ชันที่แยกออกมา

มันเชื่อมต่อกับ:

• การจัดซื้อ
• สินค้าคงคลัง
• การรายงานทางการเงิน

Axolt รวมกระบวนการเหล่านี้เข้าด้วยกัน

ใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงโดยตรงกับ:

• ใบสั่งซื้อ
• สินค้าที่ได้รับ
• บันทึกทางการเงิน

สิ่งนี้สร้างภาพทางการเงินที่สมบูรณ์และแม่นยำ

การเปรียบเทียบเชิงปฏิบัติ

เวิร์กโฟลว์ AP แบบดั้งเดิม

1. รับใบแจ้งหนี้
2. ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
3. ตรวจสอบ PO ด้วยตนเอง
4. ขออนุมัติ
5. ต้องการการติดตาม
6. โพสต์ใบแจ้งหนี้

เวลาในการประมวลผลวัดเป็นวัน

เวิร์กโฟลว์ Axolt AI

1. รับใบแจ้งหนี้
2. AI จับและจัดโครงสร้างข้อมูล
3. จับคู่ PO โดยอัตโนมัติ
4. ระบุข้อยกเว้น
5. อนุมัติผ่านเวิร์กโฟลว์
6. โพสต์ทันที

เวลาในการประมวลผลลดลงเหลือนาที

ผลกระทบทางธุรกิจ

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

• งานด้วยตนเองน้อยลง
• การพึ่งพาจำนวนพนักงานน้อยลง
• ลดต้นทุนการประมวลผลต่อใบแจ้งหนี้

วงจรการประมวลผลที่เร็วขึ้น

• การจับข้อมูลทันที
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
• ไม่มีคอขวด

ปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่าย

• การอนุมัติเร็วขึ้น
• การชำระเงินทันเวลา
• ข้อพิพาทน้อยลง

ความแม่นยำของข้อมูลที่สูงขึ้น

• ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์
• โครงสร้างข้อมูลที่สอดคล้องกัน
• การรายงานที่เชื่อถือได้

การดำเนินงานทางการเงินที่ขยายได้

ระบบขยายได้โดยไม่ต้องเพิ่มพนักงานตามสัดส่วน

ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญในตอนนี้

ทีมการเงินอยู่ภายใต้แรงกดดันที่เพิ่มขึ้นเพื่อ:

• ส่งข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์
• ลดต้นทุนการดำเนินงาน
• ปรับปรุงความแม่นยำ

กระบวนการ AP แบบดั้งเดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้

ระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI ไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป

มันจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่แข่งขันได้

มุมมองเชิงกลยุทธ์

บัญชีเจ้าหนี้กำลังพัฒนาจากฟังก์ชันสำนักงานหลังบ้านสู่ความสามารถเชิงกลยุทธ์

องค์กรที่ทำให้ AP ทันสมัยได้รับ:

• การควบคุมทางการเงินที่ดีขึ้น
• การตัดสินใจที่เร็วขึ้น
• ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีขึ้น

ข้อได้เปรียบของ Axolt

Axolt มอบ:

• AI Bill Capture
• การจับคู่ PO อย่างชาญฉลาด
• เวิร์กโฟลว์ตามข้อยกเว้น
• สถาปัตยกรรม Salesforce แบบดั้งเดิม
• การมองเห็นทางการเงินแบบเรียลไทม์

ปัญหาในบัญชีเจ้าหนี้ไม่ใช่จำนวนใบแจ้งหนี้

มันคือการพึ่งพาการตีความด้วยตนเอง

ด้วยการจับภาพที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการผสานรวมแบบดั้งเดิม:

• ใบแจ้งหนี้ได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ
• ทีมการเงินมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจ
• ธุรกิจดำเนินการด้วยความแม่นยำแบบเรียลไทม์

บัญชีเจ้าหนี้ไม่ควรเป็นคอขวด

มันควรเป็นแหล่งของการควบคุมและข้อมูลเชิงลึก

Axolt เปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงนี้โดยการเปลี่ยน AP จากกระบวนการด้วยตนเองเป็นระบบอัจฉริยะแบบเรียลไทม์ที่สร้างขึ้นโดยตรงบน Salesforce

รายการที่เกี่ยวข้อง:บัญชีเจ้าหนี้, AI Bill

แนะนำสำหรับคุณ

• 6 วิธีปฏิบัติในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัติ
• ทำไมการจ้างงาน AP/AR ภายนอกจึงสมเหตุสมผลสำหรับเอเจนซี่  
• 6 ความท้าทายของบัญชีเจ้าหนี้และโซลูชัน

ความคิดเห็น