12 лучших интеграций Zapier для автоматизации вашего фриланс-бизнеса

Сейчас всего 9:00, а ваш компьютер уже в беспорядке. Notion заполнен активными материалами, Gmail переполнен сообщениями от клиентов, счета еще не отправлены, и вы до сих пор не начали настоящую работу, за которую вам платят.

Ошеломляюще, правда? Я через это проходил.

Именно поэтому я начал позволять Zapier обрабатывать скучные части моей фрилансерской жизни. Он соединяет все инструменты, которые я использую, и автоматизирует повторяющиеся задачи, экономя мое время и энергию для творческой работы.

В этой статье я познакомлю вас с лучшими интеграциями Zapier для фрилансеров и расскажу, как они могут упростить ваш рабочий процесс, экономя часы обработки вручную.

Что такое интеграция Zapier?

Интеграции Zapier соединяют все приложения, которые вы используете как фрилансер — от Gmail и Notion до Slack и Google Drive — чтобы они могли автоматически работать вместе. Это как цифровой помощник, который обрабатывает повторяющиеся административные задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на технической работе, которая приносит вам доход.

Чтобы это произошло, подключенные приложения следуют простой системе "триггер-и-действие". То есть, когда что-то происходит в одном приложении (триггер), Zapier заставляет что-то другое произойти в другом приложении (действие). Каждый из этих автоматизированных рабочих процессов называется zap.

Вот как это работает: допустим, вы хотите автоматизировать подтверждение встречи с клиентом, вы можете создать Zap, который запускается, когда клиент бронирует встречу через Calendly, а затем отправляет подтверждающее письмо вам обоим.

Лучшие интеграции Zapier для фрилансеров

1. Квалификация новых лидов
2. Планирование встреч с клиентами
3. Автоматизация онбординга клиентов
4. Создание проектов и задач
5. Превращение писем в задачи и списки дел
6. Синхронизация заметок и материалов между инструментами
7. Отслеживание оплачиваемых часов
8. Создание и отправка счетов
9. Управление финансами
10. Отправка писем с напоминаниями
11. Автоматизация постов в социальных сетях
12. Организация и резервное копирование файлов

Zapier упрощает фриланс, соединяя ваши инструменты для автоматизации вышеперечисленных задач. Вот разбор 12 лучших интеграций, которые предлагает Zapier для упрощения вашего рабочего процесса и лучшего управления временем.

1. Квалификация новых лидов

Новые запросы от клиентов кажутся захватывающими, пока вы не поймете, что большинство из них не знают, чего хотят, или не могут позволить себе вашу услугу. Сортировка множества запросов только для того, чтобы найти несколько или даже ни одного подходящего, может быть пустой тратой времени и разочаровывающей. Вы можете предотвратить это, автоматизируя процесс квалификации лидов с помощью Zapier.

Например, вы можете создать zap, который отправляет новые запросы из Typeform прямо в Airtable или Google Sheets. Оттуда Zapier может автоматически фильтровать разумные бюджеты или соответствующие проекты на основе ответов, которые они отправляют. Вы даже можете настроить его на отправку писем с напоминаниями квалифицированным лидам через Gmail.

Примеры Zaps:

• Typeform → Google Sheets → Gmail
• Jotform → Google Sheets → Slack
• Typeform → Airtable

2. Планирование встреч с клиентами

Постоянные переписки, связанные с планированием встреч с клиентами, могут быть невыносимыми. Вы отправляете свое доступное время, они выбирают другое время, затем кто-то отменяет в последнюю минуту или просит перенести. К счастью, Zapier предлагает интеграции, которые делают планирование встреч менее обременительным.

Например, вы можете добавить zap, который создает ссылку на Zoom, когда клиент бронирует слот, добавляет встречу в ваш Google Calendar и пересылает подтверждающее письмо вам обоим. Если клиент переносит встречу, все обновляется автоматически.

Примеры Zaps:

• Calendly → Zoom → Google Calendar
• Google Calendar → Slack → Gmail
• Acuity Scheduling → Notion

3. Автоматизация онбординга клиентов

Ваш процесс онбординга клиентов не должен означать беспорядок из писем, общих ссылок и повторяющихся объяснений. С Zapier вы можете вернуть часы, потраченные на отправку приветственных сообщений, создание папок проектов и обмен документами для онбординга.

Например, вы можете создать zap, который отправляет автоматические приветственные письма сразу после того, как клиент подписывает ваше предложение в DocuSign, создает новую папку проекта в Google Drive и добавляет их данные в Trello или Notion для отслеживания.

Примеры Zaps:

• DocuSign → Gmail → Google Drive →Trello
• Dropbox sign → Notion → Slack
• Google Forms → Google Drive → ClickUp

4. Создание проектов и задач

Ручное создание задач и организация новых проектов занимает время, особенно когда вы работаете с несколькими клиентами. Интересно, что Zapier может помочь. От настройки досок Trello до добавления сроков и обновления календарей, все это можно автоматизировать с помощью всего одного zap.

Например, Zapier может автоматически добавлять новую карточку Trello или задачу Asana всякий раз, когда клиент заполняет форму проекта или утверждает бриф.  Кроме того, он может отмечать название проекта, назначать срок выполнения и обновлять ваш Google Calendar, чтобы все было синхронизировано.

Примеры zaps:

• Typeform → Trello → Google Calendar
• Notion → ClickUp → Slack
• Google Forms → Asana → Gmail

5. Превращение писем в задачи и списки дел

Запросы клиентов могут легко потеряться в переполненном входящем ящике, заполненном рассылками и напоминаниями. И прежде чем вы это осознаете, вы пропускаете срок. К счастью, Zapier исправляет это, автоматически превращая важные письма в задачи, которые вы можете легко отслеживать.

Например, вы можете настроить zap, который создает новую задачу в Todoist или Notion всякий раз, когда вы отмечаете письмо звездочкой или помечаете его как "Требуется действие" в Gmail. Вы также можете включить сроки выполнения или напоминания.

Примеры zaps:

• Gmail → Todoist → Slack
• Outlook → Notion → Google Calendar
• Gmail → ClickUp → Google Tasks

6. Синхронизация заметок и материалов между инструментами

Поддержание ваших заметок, черновиков и материалов в согласованном состоянии между различными инструментами может быть утомительным. Но Zapier может синхронизировать материалы во всех ваших приложениях.

Например, Zapier может автоматически сохранять новые заметки или файлы Notion в Google Drive, а затем отправлять уведомление в Slack при обновлениях.

Примеры zaps:

• Notion → Google Drive → Slack
• Evernote → Dropbox → Gmail
• Google Docs → Notion → Slack

7. Отслеживание оплачиваемых часов

Отслеживание того, сколько времени вы фактически тратите на проект, не всегда просто. Часы, потраченные на исследования, мозговой штурм и переключение контекста, часто остаются неучтенными. Чтобы исправить это, Zapier подключает ваше приложение для отслеживания времени ко всем инструментам, которые вы используете, и автоматически документирует ваш рабочий процесс от идеи до завершения.

Например, Zapier может записывать каждую новую запись времени из Toogl Track или Clockify в Google Sheets, вместе с заметками о том, над чем вы работали. Вы даже можете отправлять ежедневные сводки в Notion или Slack, чтобы точно видеть, сколько времени было потрачено на исследования, мозговой штурм и доставку.

Примеры zaps:

• Toggl Track → Google Sheets → Slack
• Clockify → Notion → Gmail
• Harvest → Google Sheets → Notion

8. Создание и отправка счетов

Один из лучших моментов во фрилансе — это когда приближается день выплаты. Однако создание и отправка счетов могут быстро испортить это волнение. Интересно, что Zapier защищает вашу радость, автоматизируя весь процесс составления и отправки счетов, и вы

Например, вы можете добавить zap, который автоматически создает счет в FreshBooks всякий раз, когда вы отмечаете карточку Trello как "Выполнено". Затем он отправляет счет вашему клиенту через Gmail и записывает запись в Google Sheets для отслеживания.

Примеры zaps:

• Trello → FreshBooks → Gmail
• Notion → Wave → Google Sheets
• Asana → QuickBooks → Slack

Управление финансами

Как фрилансеры, мы носим все шляпы, даже бухгалтера. Отслеживание платежей, запись расходов и управление денежным потоком может быть изнурительным, особенно с несколькими клиентами и платежными платформами. Zapier избавляет от рутины в вашем бухгалтерском учете и автоматизирует финанс