پیچیدگی هوشمندانه به نظر میرسد. اما شما را کند میکند.
سیستمهای پیچیده اغلب مورد تحسین قرار میگیرند. آنها دقیق به نظر میرسند. پیشرفته احساس میشوند. تصور کنترل را به وجود میآورند.
آنها همچنین تحت فشار از هم میپاشند.
گزارش مککینزی نشان داد که کارکنان تا ۳۰٪ از زمان خود را صرف برخورد با فرآیندهای نامشخص و وظایف تکراری میکنند. این یک مشکل استعدادی نیست. این یک مشکل سیستمی است.
پیچیدگی مشکلات را پنهان میکند. تاخیر ایجاد میکند. مسئولیت را بیش از حد پخش میکند.
سیستمهای ساده مشکلات را زود آشکار میکنند. مالکیت را روشن میکنند. به تیمها اجازه میدهند بدون تردید حرکت کنند.
وضوح اساسی نیست. کارآمد است.
چرا سیستمهای ساده بهتر کار میکنند
سیستمهای ساده بار تصمیمگیری را کاهش میدهند. مراحل اضافی را حذف میکنند. توجه را بر آنچه مهم است متمرکز میکنند.
مغز انسان با انتخابهای کمتر بهتر عمل میکند. مطالعه دانشگاه تگزاس نشان میدهد که خستگی تصمیمگیری میتواند دقت را تا ۵۰٪ پس از تصمیمگیریهای مکرر کاهش دهد.
وقتی سیستمها ساده هستند، تصمیمگیریهای کمتری لازم است. انتخاب درست واضح میشود.
رهبرانی که سیستمها را ساده میکنند، تیمهای سریعتری ایجاد میکنند. استرس را کاهش میدهند. ثبات را بهبود میبخشند.
سام کازران یک بار گردش کاری را بررسی کرد که بیش از ده مرحله برای یک وظیفه واحد داشت. او گفت: "نیمی از مراحل وجود داشتند چون هیچ کس آنها را زیر سوال نبرده بود. ما آنها را حذف کردیم. تیم همان کار را در نصف زمان تمام کرد."
این تاثیر وضوح است.
مرحله اول: نتیجه را به وضوح تعریف کنید
هر سیستم با یک هدف شروع میشود. اگر هدف نامشخص باشد، سیستم به طور پیشفرض پیچیده میشود.
نتیجه را در یک جمله بنویسید.
نه دو جمله.
نه سه جمله.
یک جمله.
مثال:
- "پروژه را در چهار هفته کامل کنید."
- "زمان پاسخ را ۲۰٪ کاهش دهید."
- "جمعه راهاندازی کنید."
یک نتیجه واضح سردرگمی را برطرف میکند. تصمیمات را فیلتر میکند. اگر وظیفهای از هدف پشتیبانی نمیکند، آن را حذف کنید.
وضوح در ابتدا از پیچیدگی بعدی جلوگیری میکند.
مرحله دوم: مراحل غیرضروری را حذف کنید
بیشتر سیستمها با گذشت زمان رشد میکنند. افراد برای احساس امنیت مراحلی اضافه میکنند. بررسیها، تاییدیهها، بررسیهای اضافی. این مراحل اغلب باقی میمانند حتی وقتی دیگر لازم نیستند.
سه سوال بپرسید:
- آیا این مرحله ما را به هدف نزدیکتر میکند؟
- اگر آن را حذف کنیم چه اتفاقی میافتد؟
- واقعاً چه کسی به این نیاز دارد؟
اگر پاسخ نامشخص است، آن را حذف کنید.
آسانا گزارش میدهد که ۶۰٪ فعالیتهای کاری غیرضروری هستند. این اتلاف وقت است.
سیستمهای ساده فقط آنچه مهم است را نگه میدارند.
مرحله سوم: یک مالک به ازای هر نتیجه تعیین کنید
سیستمهای پیچیده مسئولیت را پخش میکنند. سیستمهای ساده آن را تعریف میکنند.
هر نتیجه به یک مالک نیاز دارد.
نه یک گروه.
نه پاسخگویی مشترک.
یک نام.
موسسه مدیریت پروژه دریافت که مالکیت واضح تکمیل به موقع را بیش از ۷۰٪ افزایش میدهد.
مالکیت سرعت ایجاد میکند. سردرگمی را از بین میبرد. به این سوال پاسخ میدهد: "چه کسی این را پیش میبرد؟"
بدون مالکیت، سیستمها متوقف میشوند.
مرحله چهارم: اولویتهای فعال را محدود کنید
سیستمهای پیچیده سعی میکنند همه چیز را به طور همزمان انجام دهند. سیستمهای ساده تمرکز میکنند.
یک محدودیت تعیین کنید. سه اولویت در یک زمان به خوبی کار میکند.
بیش از سه مورد همپوشانی ایجاد میکند. همپوشانی سردرگمی ایجاد میکند. سردرگمی اجرا را کند میکند.
مطالعه دانشگاه لندن نشان میدهد که انجام چند کار به طور همزمان میتواند بهرهوری را تا ۴۰٪ کاهش دهد.
تمرکز خروجی را بهبود میبخشد.
یک رهبر پروژههای فعال تیم خود را از هشت به سه کاهش داد. ضربالاجلها بهبود یافتند. کیفیت بهبود یافت. جلسات کاهش یافتند.
کار کمتر در حال انجام منجر به کار تکمیل شده بیشتر میشود.
مرحله پنجم: از ارتباطات واضح و کوتاه استفاده کنید
سیستمهای پیچیده از پیامهای طولانی استفاده میکنند. به اصطلاحات تخصصی تکیه میکنند. فهم را فرض میکنند.
سیستمهای ساده از زبان ساده استفاده میکنند.
مثال:
- "تا جمعه تمام کنید."
- "مالک: الکس."
- "بررسی دوشنبه."
بدون کلمات اضافی.
تحقیقات گرمرلی نشان میدهد تیمها با ارتباطات واضح بهرهوری ۲۰ تا ۲۵٪ بالاتری میبینند.
ارتباطات کوتاه خطاها را کاهش میدهد. اقدام را سرعت میبخشد.
مرحله ششم: یک ریتم بررسی ساده ایجاد کنید
سیستمها به بررسی نیاز دارند. نه بررسیهای طولانی. نه گزارشهای پیچیده.
بررسیهای کوتاه و منظم.
مثال ریتم:
- بررسی پیشرفت هفتگی
- بررسی سیستم ماهانه
- بازنشانی سه ماهه
هر بررسی پاسخ میدهد:
- آیا در مسیر هستیم؟
- چه چیزی مسدود است؟
- چه چیزی باید تغییر کند؟
بررسیهای کوتاه مشکلات را زود شناسایی میکنند. از تجمع جلوگیری میکنند.
تحقیقات دانشگاه کالیفرنیا نشان میدهد چرخههای بررسی مکرر نتایج را ۲۵٪ بهبود میبخشند.
ثبات بر پیچیدگی پیروز میشود.
مرحله هفتم: سیستمها را قابل مشاهده کنید
سیستمهای پنهان شکست میخورند. سیستمهای قابل مشاهده رفتار را هدایت میکنند.
از یک تابلو استفاده کنید. از یک سند مشترک استفاده کنید. از یک ردیاب ساده استفاده کنید.
همه باید ببینند:
- هدف
- مالک
- مرحله بعدی
- ضربالاجل
قابل مشاهده بودن پاسخگویی ایجاد میکند. اعتماد میسازد. تمرکز را همراستا نگه میدارد.
تیمها سریعتر حرکت میکنند وقتی اطلاعات یکسانی میبینند.
مرحله هشتم: به طور منظم نویز را حذف کنید
سیستمها به خودی خود ساده باقی نمیمانند. نویز با گذشت زمان باز میگردد.
مراحل جدید اضافه میشوند. مراحل قدیمی از روی عادت باقی میمانند.
به طور منظم بررسی کنید:
- چه چیزی را میتوانیم حذف کنیم؟
- چه چیزی را میتوانیم کوتاه کنیم؟
- دیگر چه چیزی اهمیتی ندارد؟
این نگهداری است. بدون آن، پیچیدگی دوباره رشد میکند.
سیستمهای ساده به انضباط نیاز دارند.
اشتباهات رایجی که پیچیدگی ایجاد میکنند
از این الگوها اجتناب کنید:
- اضافه کردن مراحل بدون حذف مراحل قدیمی
- اجازه دادن به تاییدیههای بیش از حد
- برگزاری جلسات بدون تصمیمگیری
- استفاده از زبان نامشخص
- پخش مالکیت در بین تیمها
هر اشتباه اصطکاک اضافه میکند.
اصطکاک همه چیز را کند میکند.
برنامه اقدام: سیستم خود را امروز ساده کنید
- هدف اصلی خود را در یک جمله بنویسید.
- همه مراحل مورد نیاز را فهرست کنید.
- هر مرحلهای که مستقیماً از هدف پشتیبانی نمیکند را حذف کنید.
- یک مالک به ازای هر نتیجه تعیین کنید.
- اولویتهای فعال را به سه محدود کنید.
- یک بررسی هفتگی تعیین کنید.
- از ارتباطات کوتاه و مستقیم استفاده کنید.
این کار میتواند در یک ساعت انجام شود.
تاثیر آن بسیار طولانیتر ادامه دارد.
افکار نهایی: وضوح تحت فشار پیروز میشود
سیستمهای پیچیده وقتی فشار افزایش مییابد شکست میخورند. آنها به شرایط کامل متکی هستند. کار واقعی به ندرت شرایط کامل دارد.
سیستمهای ساده مقاومت میکنند. دنبال کردن آنها آسان است. تنظیم آنها آسان است. اعتماد به آنها آسان است.
وضوح سرعت ایجاد میکند. سرعت نتایج ایجاد میکند.
رهبرانی که سادهسازی میکنند کیفیت را کاهش نمیدهند. اصطکاک را حذف میکنند.
و وقتی اصطکاک از بین میرود، اجرا طبیعی میشود.
