برای مدت طولانی، دسترسی امن به اسناد عمدتاً به عنوان یک مسئله فناوری اطلاعات یا انطباق مطرح میشد. سؤال این بود که آیا سوابق محافظت میشوند، آیا مجوزهای مناسب وجود دارند و آیا اطلاعات حساس به صورت ایمن ذخیره میشوند.
این نگرانیها همچنان اهمیت دارند. اما امروز، دسترسی امن همچنین یک استراتژی عملیاتی است.
وقتی کارمندان، مدیران، مشتریان یا شرکا نمیتوانند به سرعت به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند، کار کند میشود. تأییدیهها متوقف میشوند. خدمات مشتری آسیب میبیند. تیمهای دورکار وقت از دست میدهند. بازیابی سوابق دشوارتر میشود. افراد به پیوستهای ایمیل و راهحلهای جایگزین روی میآورند که سردرگمی و ریسک بیشتری ایجاد میکند.
سؤال مدرن دیگر صرفاً این نیست که «آیا اسناد ما امن هستند؟» بلکه این است که «آیا افراد مناسب میتوانند در زمان مناسب، از هر مکانی که کار انجام میشود، به اسناد مناسب دسترسی امن داشته باشند؟»
IBPI و Nube Group دو جنبه از این سؤال را نشان میدهند.
IBPI با یک تیم کوچک سه نفره فعالیت میکند و از صدها عضو و شریک تأمینکننده در سراسر آمریکای شمالی پشتیبانی میکند. کار آن به مدیریت سوابق جاری و تاریخی، اطلاعات خرید، دادههای مرتبط با تخفیف، قراردادها، اسناد AP و تأییدیههای فاکتور بستگی دارد. این سازمان بیش از ۱۲۵,۰۰۰ صفحه سابقه را دیجیتالی کرد و سپس Sys.tm از Digitech Systems را برای بهبود دسترسی امن، اتوماسیون و مدیریت اسناد با هوش مصنوعی پیادهسازی کرد.
برای IBPI، دسترسی امن یک مسئله عملیات داخلی است. تیم توزیعشده آن باید سوابق را بازیابی کند، فاکتورها را پردازش کند، پرداختنیها را تأیید کند، از اعضا پشتیبانی کند و روابط تأمینکننده را مدیریت کند بدون اینکه توسط پروندههای فیزیکی یا موضوعات پراکنده ایمیل کند شود. مطالعه موردی اشاره میکند که دسترسی امن از هر مکانی به سوابق جاری و تاریخی، همکاری بین کارکنان دورکار را بهبود میبخشد و کار را پیش میبرد.
این اهمیت دارد زیرا دورکاری هزینه دسترسی ضعیف به اسناد را تغییر میدهد. در یک دفتر، ممکن است کسی به کابینت پرونده برود یا از همکار بپرسد که یک پوشه کجا ذخیره شده است. در یک محیط توزیعشده، این اصطکاکهای کوچک به تأخیرهای دیجیتال تبدیل میشوند. یک سند گمشده تبدیل به یک ایمیل میشود. یک سؤال وضعیت تبدیل به یک موضوع میشود. یک تأییدیه تبدیل به یک بازی انتظار میشود.
گردش کار AP در IBPI نشان میدهد که چگونه دسترسی و اتوماسیون یکدیگر را تقویت میکنند. فاکتورها و گزارشهای هزینه در Sys.tm بارگذاری میشوند، جایی که هوش مصنوعی فیلدهایی مانند نام تأمینکنندگان، تاریخ فاکتور و مبالغ را شناسایی و استخراج میکند. اسناد از طریق گردشهای کار تأییدیه هدایت میشوند و به مدیران امکان میدهد پرداختنیهای ماهانه را در یک جلسه بررسی کنند. آنچه روزها تبادل ایمیل و پیگیری طول میکشید، اکنون تقریباً ۱۵ دقیقه در ماه زمان میبرد.
مزیت عملیاتی تنها این نیست که اسناد به صورت امن ذخیره میشوند. این است که دسترسی، استخراج، مسیریابی و تأییدیه به شکلی هماهنگتر انجام میشوند. امنیت به جای اینکه جدا از بهرهوری باشد، از آن پشتیبانی میکند.
داستان Nube Group جنبه رو به مشتری دسترسی امن را نشان میدهد.
Nube Group یک ارائهدهنده تجهیزات اداری و دفتر اسکن مستقر در نیومکزیکو است که به شهرداریها، پوئبلوها، مناطق مدرسه و مؤسسات آموزشی کمک میکند تا سوابق دقیق و قابل دسترس را با پشتیبانی از الزامات امنیتی و نگهداری حفظ کنند. بسیاری از مشتریان آن در تلاشند اسناد ذخیرهشده را دیجیتالی کنند، فضای فیزیکی را آزاد کنند و یافتن اطلاعات را آسانتر کنند.
برای این مشتریان، دسترسی امن بخشی از تجربه خدمات است. دیجیتالی کردن سوابق ارزشمند است، اما ارزش آن زمانی افزایش مییابد که کاربران مجاز بتوانند آن سوابق را بدون وابستگی به زیرساخت محلی یا نرمافزار مدیریتشده محلی جستجو و بازیابی کنند. Nube Group از Sys.tm استفاده میکند تا به مشتریان دسترسی امن به سوابق دیجیتالیشده بدهد. اعضای مجاز یک سازمان دسترسی مبتنی بر نقش دریافت میکنند که جستجو و بازیابی امن را ممکن میسازد. سوابق تکمیلشده در محیط Sys.tm هر مشتری بارگذاری میشوند و به مشتریان امکان میدهند مالکیت و دید اطلاعات خود را حفظ کنند.
این یک تمایز مهم است. دسترسی امن فقط به مکان ذخیره فایلها مربوط نمیشود. به نحوه جریان اطلاعات پس از تکمیل پروژه دیجیتالیسازی مربوط است. اگر مشتریان هنوز مجبور باشند تماس بگیرند، ایمیل بزنند یا منتظر بمانند تا شخص دیگری سوابق را بازیابی کند، دیجیتالیسازی مشکل عملیاتی را به طور کامل حل نکرده است. اگر کاربران مجاز بتوانند به طور امن آنچه نیاز دارند را بیابند، خدمات ارزشمندتر میشود.
همین اصل در صنایع مختلف صدق میکند. یک مدیر مالی به فاکتورهای در انتظار تأییدیه نیاز دارد. یک مدیر مدرسه طبق مجوزهای مناسب به سوابق منطقه نیاز دارد. یک دفتر شهری ممکن است به سرعت به سوابق تاریخی نیاز داشته باشد. یک مدیر ارشد دورکار ممکن است در حین سفر نیاز به تأیید پرداختنیها داشته باشد. یک تیم خدمات مشتری ممکن است در حین مکالمه تلفنی با مشتری نیاز به بازیابی اسناد داشته باشد.
در هر مورد، دسترسی امن بر سرعت، دقت و اعتماد تأثیر میگذارد.
به همین دلیل است که کسبوکارها باید در تکیه بیش از حد به ایمیل یا پوشههای مشترک پایه برای عملیات اسناد محتاط باشند. این ابزارها ممکن است آشنا باشند، اما اغلب فاقد ساختار مورد نیاز برای فرآیندهای با ارزش بالا هستند. اسناد میتوانند کپی، ارسال، گم یا خارج از گردش کار مناسب ذخیره شوند. مدیریت مجوزها ممکن است دشوارتر باشد. جستجو ممکن است به قراردادهای نامگذاری یا عادات فردی بستگی داشته باشد. وضعیت اغلب نامشخص است.
یک رویکرد استراتژیکتر چندین قابلیت را ترکیب میکند: مدیریت متمرکز اسناد، مجوزهای مبتنی بر نقش، دسترسی امن از راه دور، سوابق قابل جستجو، مسیریابی گردش کار، داشبوردها و استخراج یا فهرستبندی با هوش مصنوعی. این قابلیتها با هم محیطی ایجاد میکنند که اسناد نه فقط ذخیره میشوند، بلکه به طور فعال از فرآیند کسبوکار پشتیبانی میکنند.
برای مدیران، مورد کسبوکار باید در قالب عملیاتی تعریف شود. دسترسی امن بهتر میتواند تأخیر در تأییدیهها را کاهش دهد، همکاری را بهبود بخشد، از دورکاری پشتیبانی کند، خدمات مشتری را سرعت بخشد، بازیابی سوابق را ساده کند و به تیمها کمک کند پاسخگویی شفافتری داشته باشند. همچنین میتواند اتوماسیون را مؤثرتر کند زیرا گردشهای کار به در دسترس بودن، ساختار یافتن و مسیریابی اسناد به افراد مناسب بستگی دارند.
وجه مشترک IBPI و Nube Group این است که دسترسی امن بخشی از نحوه انجام کار شد. IBPI از آن استفاده میکند تا به یک تیم کوچک و توزیعشده کمک کند به طور کارآمد عمل کند و از تبدیل شدن کارهای اداری به یک گلوگاه جلوگیری کند. Nube Group از آن استفاده میکند تا تجربه مشتری را بهبود بخشد و دسترسی قابل جستجو و مبتنی بر نقش به سوابق تکمیلشده فراهم کند.
این درس گستردهتر است: دسترسی امن به اسناد نباید به عنوان یک ویژگی پسزمینه تلقی شود. این یک قابلیت کسبوکاری است.
سازمانهایی که میتوانند افراد را به طور امن به اطلاعات مورد نیازشان متصل کنند، در موقعیت بهتری برای حرکت سریع، خدمت به مشتریان، پشتیبانی از تیمهای دورکار و مقیاسبندی عملیات قرار دارند. در یک محیط کسبوکار سند-محور، این نوع دسترسی نه تنها یک الزام فناوری اطلاعات است. بلکه یک مزیت رقابتی است.
