Axolt معرفی می‌کند قبض و سفارش خرید AI را برای ساده‌سازی اتوماسیون AP

حذف گردش‌های کاری مالی دستی و ایجاد کنترل بلادرنگ برای حساب‌های پرداختنی

واقعیت حساب‌های پرداختنی امروز

بیشتر رهبران مالی معتقدند که عملکرد حساب‌های پرداختنی آن‌ها دیجیتال است.

فاکتورها از طریق ایمیل دریافت می‌شوند.
سیستم‌ها در جای خود قرار دارند.
گردش‌های کاری وجود دارد.

در ظاهر، همه چیز مدرن به نظر می‌رسد.

با این حال، اگر نحوه پردازش واقعی فاکتورها را مشاهده کنید، تصویر متفاوتی ظاهر می‌شود.

• داده‌ها هنوز به صورت دستی وارد می‌شوند
• سفارشات خرید به صورت دستی بررسی می‌شوند
• تأییدیه‌ها نیاز به پیگیری دارند
• خطاها پس از وقوع اصلاح می‌شوند

این اتوماسیون نیست. این کار دستی است که توسط ابزارهای دیجیتال پشتیبانی می‌شود.

مشکل اصلی: AP هنوز وابسته به انسان است

حساب‌های پرداختنی همچنان به شدت به تفسیر انسانی اسناد متکی است.

یک فاکتور به عنوان داده ساختاریافته در نظر گرفته نمی‌شود.
به عنوان فایلی در نظر گرفته می‌شود که باید خوانده، درک و وارد سیستم شود.

این امر زنجیره‌ای از ناکارآمدی‌ها را ایجاد می‌کند.

گلوگاه‌های ورود داده

تیم‌های مالی زمان قابل توجهی را صرف وارد کردن موارد زیر می‌کنند:

• جزئیات تأمین‌کننده
• شماره‌های فاکتور
• اقلام ردیف
• مقادیر مالیات

حتی با ابزارهای OCR، خطاها همچنان رایج هستند و نیاز به اعتبارسنجی دارند.

تأخیرهای تطابق سفارش خرید

تطابق فاکتورها با سفارشات خرید باید ساده باشد.

در عمل، این‌گونه نیست.

• مراجع PO گم‌شده
• تفاوت در قیمت یا مقدار
• تحویل‌های جزئی

این مسائل نیاز به بررسی و مداخله دستی دارند.

ناکارآمدی‌های تأیید

تأییدیه‌ها یکی از بزرگترین منابع تأخیر هستند.

فاکتورها اغلب:

• در صندوق‌های ورودی در انتظار هستند
• در انتظار بررسی مدیر
• در رشته‌های ارتباطی گم می‌شوند

تیم‌های مالی زمان قابل توجهی را صرف پیگیری می‌کنند تا پردازش.

فقدان دید بلادرنگ

رهبران مالی اغلب فاقد پاسخ‌های فوری به سؤالات اساسی هستند:

• بدهی‌های جاری چیست
• کدام فاکتورها در انتظار هستند
• موقعیت نقدی بلادرنگ چیست

دلیل ساده است. داده‌ها تا زمان اتمام پردازش ناقص هستند.

انتشار خطا

یک ورودی نادرست می‌تواند منجر به موارد زیر شود:

• پرداخت‌های نادرست
• اختلافات تأمین‌کننده
• چالش‌های تطبیق

این مسائل فراتر از AP هستند و بر گزارش‌دهی مالی تأثیر می‌گذارند.

چالش‌های مقیاس‌پذیری

با رشد کسب‌وکارها، حجم فاکتورها افزایش می‌یابد.

با این حال، فرآیند تکامل نمی‌یابد.

نتیجه قابل پیش‌بینی است.

• فاکتورهای بیشتر به کارکنان بیشتری نیاز دارند
• هزینه‌ها به صورت خطی افزایش می‌یابند
• کارایی بهبود نمی‌یابد

چرا اتوماسیون سنتی AP کافی نیست

بسیاری از سازمان‌ها تلاش می‌کنند این مشکلات را از طریق موارد زیر حل کنند:

• ابزارهای OCR
• نرم‌افزار گردش کار
• یکپارچه‌سازی‌های ERP

در حالی که این راه‌حل‌ها جنبه‌های خاصی را بهبود می‌بخشند، مسئله اصلی را حل نمی‌کنند.

آن‌ها هنوز به موارد زیر وابسته هستند:

• استخراج داده
• اعتبارسنجی
• همگام‌سازی در سیستم‌ها

این بدان معناست:

• تأخیرها باقی می‌مانند
• خطاها ادامه دارند
• دید محدود است

معماری خود مشکل است.

تغییر در رویکرد: از پردازش به هوش

آینده حساب‌های پرداختنی در مورد پردازش سریع‌تر اسناد نیست.

در مورد حذف کامل تفسیر دستی است.

فاکتورها نباید پردازش شوند.

آن‌ها باید به طور خودکار درک شوند و به داده ساختاریافته تبدیل شوند.

این تغییر از اتوماسیون به هوش است.

معرفی Axolt AI Bill و PO Capture

Axolt، AI Bill و PO Capture را به عنوان بخشی از پلتفرم ERP بومی Salesforce خود معرفی می‌کند.

این یک افزونه یا یکپارچه‌سازی خارجی نیست.

مستقیماً در سیستمی تعبیه شده است که تصمیمات مالی و عملیاتی در آن اتخاذ می‌شود.

AI Bill Capture: از سند به داده به صورت آنی

فاکتورها می‌توانند در هر قالبی دریافت شوند:

• PDF
• پیوست‌های ایمیل
• اسناد اسکن‌شده

Axolt از AI برای موارد زیر استفاده می‌کند:

• خواندن فاکتور
• استخراج داده‌های کلیدی
• ساختاردهی آن در Salesforce

داده‌های ثبت‌شده شامل

• اطلاعات تأمین‌کننده
• شماره و تاریخ فاکتور
• اقلام ردیف
• جزئیات مالیات
• مبالغ کل

نیازی به ورود دستی نیست.

فاکتور بلافاصله به داده ساختاریافته تبدیل می‌شود.

تطابق هوشمند PO

Axolt فاکتورها را مستقیماً به سفارشات خرید متصل می‌کند.

سیستم:

• مراجع مربوط PO را شناسایی می‌کند
• اقلام ردیف را به طور خودکار تطبیق می‌دهد
• اختلافات را تشخیص می‌دهد

سناریوهای دنیای واقعی مانند موارد زیر را مدیریت می‌کند:

• تحویل‌های جزئی
• تفاوت‌های قیمت
• عدم تطابق مقدار

به جای توقف فرآیند، استثناها را جدا می‌کند.

پردازش مبتنی بر استثنا

فرآیندهای سنتی AP هر فاکتور را به عنوان نیاز به بررسی در نظر می‌گیرند.

Axolt این مدل را تغییر می‌دهد.

• فاکتورهای استاندارد به طور خودکار پردازش می‌شوند
• فقط استثناها نیاز به توجه انسانی دارند

این امر به طور قابل توجهی بار کاری را کاهش می‌دهد و کارایی را افزایش می‌دهد.

گردش‌های کاری تأیید خودکار

تأییدیه‌ها از طریق قوانین از پیش تعریف‌شده مدیریت می‌شوند.

فاکتورها بر اساس موارد زیر مسیریابی می‌شوند:

• آستانه‌های ارزش
• دپارتمان‌ها
• سلسله‌مراتب تأیید

تأییدیه‌ها در Salesforce رخ می‌دهند.

نیازی به پیگیری یا ردیابی دستی نیست.

دید مالی بلادرنگ

از آنجایی که تمام فعالیت‌ها در یک پلتفرم واحد رخ می‌دهند، تیم‌های مالی دید فوری به دست می‌آورند.

آن‌ها می‌توانند موارد زیر را ببینند:

• بدهی‌های معوق
• وضعیت فاکتور
• تأثیر جریان نقدی

این امر تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر را امکان‌پذیر می‌کند.

عدم وابستگی به یکپارچه‌سازی

بیشتر ابزارهای اتوماسیون AP به یکپارچه‌سازی با سیستم‌های ERP متکی هستند.

این امر موارد زیر را معرفی می‌کند:

• تأخیرهای همگام‌سازی داده
• چالش‌های تطبیق
• پیچیدگی سیستم

Axolt به صورت بومی در Salesforce عمل می‌کند.

موارد زیر وجود دارد:

• یک مدل داده
• یک سیستم
• نیازی به همگام‌سازی نیست

این امر تأخیر را در سطح معماری حذف می‌کند.

یکپارچه‌سازی مالی سرتاسر

حساب‌های پرداختنی یک عملکرد مجزا نیست.

به موارد زیر متصل است:

• تدارکات
• موجودی
• گزارش‌دهی مالی

Axolt این فرآیندها را یکپارچه می‌کند.

یک فاکتور مستقیماً به موارد زیر مرتبط است:

• سفارشات خرید
• کالاهای دریافت شده
• سوابق مالی

این امر یک تصویر مالی کامل و دقیق ایجاد می‌کند.

مقایسه عملی

گردش کار سنتی AP

1. فاکتور دریافت شد
2. داده‌ها به صورت دستی وارد شدند
3. PO به صورت دستی تأیید شد
4. تأیید درخواست شد
5. پیگیری‌های لازم
6. فاکتور ارسال شد

زمان پردازش به روز اندازه‌گیری می‌شود.

گردش کار Axolt AI

1. فاکتور دریافت شد
2. AI داده‌ها را ثبت و ساختار می‌دهد
3. PO به طور خودکار تطبیق داده شد
4. استثناها شناسایی شدند
5. از طریق گردش کار تأیید شد
6. بلافاصله ارسال شد

زمان پردازش به دقیقه کاهش می‌یابد.

تأثیر کسب‌وکار

کاهش هزینه عملیاتی

• کار دستی کمتر
• وابستگی کمتر به تعداد کارکنان
• کاهش هزینه پردازش به ازای هر فاکتور

چرخه‌های پردازش سریع‌تر

• ثبت فوری داده
• گردش‌های کاری خودکار
• بدون گلوگاه

بهبود روابط تأمین‌کننده

• تأییدیه‌های سریع‌تر
• پرداخت‌های به موقع
• اختلافات کمتر

دقت بالاتر داده

• کاهش خطای انسانی
• ساختار داده ثابت
• گزارش‌دهی قابل اعتماد

عملیات مالی مقیاس‌پذیر

سیستم بدون نیاز به افزایش متناسب کارکنان مقیاس‌پذیر است.

چرا این اکنون مهم است

تیم‌های مالی تحت فشار فزاینده‌ای هستند تا:

• بینش‌های بلادرنگ ارائه دهند
• هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند
• دقت را بهبود بخشند

فرآیندهای سنتی AP نمی‌توانند این تقاضاها را برآورده کنند.

اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی دیگر اختیاری نیست.

برای عملیات رقابتی لازم است.

دیدگاه استراتژیک

حساب‌های پرداختنی از یک عملکرد پشتیبانی به یک قابلیت استراتژیک در حال تکامل است.

سازمان‌هایی که AP را مدرن می‌کنند به دست می‌آورند:

• کنترل مالی بهتر
• تصمیم‌گیری سریع‌تر
• کارایی عملیاتی بهبود یافته

مزیت Axolt

Axolt ارائه می‌دهد:

• AI Bill Capture
• تطابق هوشمند PO
• گردش‌های کاری مبتنی بر استثنا
• معماری بومی Salesforce
• دید مالی بلادرنگ

مشکل در حساب‌های پرداختنی تعداد فاکتورها نیست.

اتکا به تفسیر دستی است.

با ثبت مبتنی بر هوش مصنوعی و یکپارچه‌سازی بومی:

• فاکتورها به طور خودکار پردازش می‌شوند
• تیم‌های مالی بر تصمیمات تمرکز می‌کنند
• کسب‌وکارها با دقت بلادرنگ عمل می‌کنند

حساب‌های پرداختنی نباید یک گلوگاه باشد.

باید منبع کنترل و بینش باشد.

Axolt این تغییر را با تبدیل AP از یک فرآیند دستی به یک سیستم هوشمند و بلادرنگ که مستقیماً بر روی Salesforce ساخته شده است، امکان‌پذیر می‌کند.

موارد مرتبط:حساب‌های پرداختنی, AI Bill

پیشنهادی برای شما

• 6 روش عملی برای اتوماسیون فرآیند حساب‌های پرداختنی
• چرا برون‌سپاری AP/AR برای آژانس‌ها منطقی است  
• 6 چالش حساب‌های پرداختنی و راه‌حل‌های آن‌ها

نظرات